Faut-il rembourser les frais de passeport d’un salarié envoyé en séminaire à l’étranger ?

Selon la jurisprudence, un employeur a une obligation de rembourser les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise (Cass. soc., 25 févr. 1998, n° 95-44.096, n° 985 P + B + R).

L’administration a considéré que les frais de passeport rentraient dans la catégorie des frais professionnels et donc exonérés de charges sociales mais uniquement dans le cadre de la mobilité professionnelle (Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003).

Le passeport une fois délivré sera valable pendant 10 ans, et le salarié pourra donc s’en servir autant qu’il le souhaite pour un usage personnel. Il semble difficile aujourd’hui de penser que les frais de réalisation du passeport puissent être considérés comme engagés dans l’intérêt de l’entreprise et donc rentrer dans la catégorie des frais professionnels lorsque le salarié n’est pas dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Ces frais peuvent-ils alors être considérés comme des frais d’entreprise ? Pour rappel, les frais d’entreprise sont des dépenses engagées par le salarié qui revêtent un caractère exceptionnel, exposées en dehors de l'exercice normal de l'activité et dans l'intérêt de l'entreprise.

L’administration précisant que peuvent être considérés comme frais d’entreprise, les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur, à l'occasion de voyages d'affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc (Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-07 du 7 janvier 2003).

Là encore le doute est permis pour le remboursement des frais de passeport, car la notion de frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise semble toujours faire défaut.